Informacioni sistem FIMES

FIMES je informacioni sistem za kadrovsku evidenciju, obračun zarada i honorara, finansijsko poslovanje, vođenje knjigovodstva i materijalnog poslovanja, evidenciju i vođenje projekata, vođenje arhive dokumenata. Razvijen je u Računskom centru Elektrotehničkog fakulteta Univerziteta u Beogradu, korišćenjem programskih alata najnovije generacije.

Informacioni sistem FIMES se koristi u nekoliko akademskih i privrednih organizacija: Univerzitet u Beogradu (Rektorat i centri Univerziteta), Univerzitet u Banjoj Luci, Elektrotehnički fakultet u Beogradu, Fakultet organizacionih nauka, Medicinski fakultet (sa klinikama i institutima), Farmaceutski fakultet, Filološki fakultet, Fakultet za fizičku hemiju, Filozofskom fakultetu Univerziteta u Novom Sadu, Inovacioni centar ETF d.o.o., Inovacioni centar FON d.o.o., Sindikat ETF, Sindikat FON, Udruženje studenata elektrotehnike Evrope (EESTEC) - Lokalni komitet Beograd, Fondacija Branislav Lazarević kao i u 18 zadužbina i fondova Univerziteta u Beogradu.

Ono što ga razlikuje od drugih aplikacija i sistema koji pokrivaju oblast finansijskog i materijalnog poslovanja je to što ovaj sistem ima dodatne module, namenski razvijene za potrebe poslovanja visokoškolskih i budžetskih ustanova. FIMES ispunjava sve dodatne zahteve koji su specifični za fakultete, a koji nisu relevantni za poslovanje drugih institucija ili firmi.

Druga bitna osobina ovog sistema je da objedinjuje sve funkcionalnosti neophodne za uspešno vođenje pomenutih segmenata poslovanja i dizajniran je tako da ga koriste različiti korisnici, sa različitim ovlašćenjima, koji pripadaju različitim službama, pri čemu je pristup podacima ograničen prema ovlašćenjima korisnika. Osnovni princip prilikom dizajna sistema je bio taj da se svaki podatak unosi samo jednom, na jednom mestu, a da ga mogu koristiti različiti korisnici, na različitim mestima. Na taj način izbegava se dupliranje poslova, što višestruko povećava efikasnost poslovanja i jasno se definiše odgovornost za unete podatke.

Gde god je to moguće, ugrađena je kontrola unetih podataka, što onemogućava unos nekonzistentnih podataka i smanjuje verovatnoću greške prilikom unosa. Svi podaci se smeštaju u jedinstvenu bazu podataka što omogućava efikasno održavanje i pojednostavljuje trajno skladištenje podataka. Jedinstvena baza podataka omogućava generisanje izveštaja koji objedinjuju različite podatke kao što su npr. podaci o isplaćenim zaradama i podaci o isplaćenim autorskim honorarima. Ova pogodnost je od velikog značaja za generisanje sumarnih izveštaja koje u određenim trenucima zahtevaju državni organi (Ministarstvo prosvete, Ministarstvo finansija i sl.).

Pored unapred zadatih i definisanih izveštaja, lako se mogu dodatno dizajnirati i generisati i novouvedeni izveštaji. Još jedna odlika ovog sistema je da se podaci nikada ne brišu, već se samo arhiviraju. Na taj način se čuva celokupna istorija i omogućava sagledavanje i presek stanja kako po tekućem datumu, tako i po bilo kojem datumu iz prošlosti (od datuma početka eksploatacije sitema, pa do današnjeg datuma). Takođe, može se pratiti istorija promena određenih parametara, gde god je to od značaja za poslovanje fakulteta.

Specifikacija sistema

Da bi se olakšao opis sistema, kao i sagledavanje funkcionalnosti koje ovaj sistem obezbeđuje, sistem je podeljen na module.

Osnovni moduli

Osnovni paket za vođenje pomenutih evidencija i uspešnu podršku svim segmentima poslovanja, čine sledeći moduli:

• Organizaciona struktura i ostali šifarnici
• Evidencija zaposlenih
• Radne liste (liste prisutnosti na radu)
• Varijabilne liste (varijabilni deo zarade)
• Obračun i isplata zarada
• Ostale isplate zaposlenima (regres, topli obrok, naknada za prevoz itd.)
• Evidencija honorarno angažovanog nastavnog osoblja
• Evidencija volontera
• Evidencija ugovora preko omladinskih zadruga
• Evidencija ostalih ugovorno angažovanih lica i zaključenih ugovora
• Obračun i isplata autorskih honorara, ugovora o delu i drugih ugovorenih naknada
• Izrada i štampanje naloga za prenos (virmana)
• Evidencija i vođenje poslovnih partnera
• Glavna knjiga

Dodatni moduli

Da bi se olakšalo finansijsko poslovanje, sistem je moguće proširiti sledećim modulima:

• Knjiga ulaznih faktura
• Knjiga izlaznih faktura
• Obračun i prijave PDV
• Blagajna

Da bi se objedinilo materijalno poslovanje, sistem je proširen sledećim modulima:

• Osnovna sredstva
• Sitan inventar
• Magacin
• Potrošni materijal

U cilju evidentiranja i vođenja projekata i uključivanje istih u obračun zarada i naknada, kao i u cilju evidentiranja primljenih donacija i sponzorstava i trošenja istih, dodati su i moduli:

• Evidencija i vođenje projekata
• Evidencija i vođenje primljenih donacija i sponzorstava

U cilju evidentiranja svih pristiglih i poslatih dokumenata, sistem je proširen dodatnim modulom:

• Pisarnica i arhiva dokumenata

Sigurnost i automatizacija obrade podataka

Pored svih navedenih mogućnosti, ovaj sistem obezbeđuje i sledeće:

• ograničenja u pristupu podacima na osnovu ovlašćenja i funkcija korisnika
• ograničenja u pristupu podacima na osnovu službi u kojima su korisnici raspoređeni
• sistem omogućava rad velikog broja korisnika istovremeno
• mogućnost istovremenog rada više korisnika na istim poslovima
• jedinstvena baza podataka
• sinhronizacija i dopunjavanje rada različitih službi
• visok stepen automatizacije, čime se izbegava dupliranje poslova
• automatsko štampanje svih potrebnih obrazaca, potvrda i prijava
• kontrola unesenih podataka, čime se umanjuje verovatnoća greške
• verovatnoća otkaza je svedena na minimum
• rad sa aplikacijom je brz, velika je raspoloživost sistema, tačnost i kapacitet obrade
• pristup sa bilo kog PC kompatibilnog računara (iz sigurnosnih razloga pristup aplikaciji dozvoljen je isključivo preko lokalne zaštićene mreže)
• serverski deo može da se izvršava bilo pod Linux, bilo pod Windows operativnim sistemom
• ovo je sistem koji je aktivan 24 časa dnevno, 7 dana u nedelji.

Integracija sa informacionim sistemom FIS

Ukoliko se informacioni sistem FIMES koristi za potrebe poslovanja fakulteta, u slučaju da je izvršena i instalacija informacionog sistema FIS, u cilju potpune automatizacije i povezivanja finansijskih funkcija sistema FIMES sa podacima ostalih službi fakulteta (na primer, Studentski odsek), sistemi FIMES i FIS su integrisani i automatski uspostavljaju međusobne veze na onim mestima na kojima je to bitno, a koje mogu dodatno ubrzati rad službi fakulteta i eliminisati dupliranje poslova i neke od potencijalnih izvora ljudskih grešaka pri “papirnom” prenosu i ponovnom unosu podataka. Tipični primeri ovakvih veza su modul Kadrovska evidencija podsistema FIMES čiji se podaci intenzivno koriste ne samo u ostatku podsistema FIMES, već i u modulu Nastavnici sistema FIS, kao i automatizacija procesa obračuna varijabila u sistemu FIMES, a na osnovu gotovih nastavnih planova, rasporeda časova i drugih podataka raspoloživih u sistemu FIS.

Unapređenja sistema FIMES

Informacioni sistem FIMES se neprekidno usavršava i prilagođava potrebama korisnika. Ovo podrazumeva:

• unapređenja sistema u skladu sa tehničkim i tehnološkim inovacijama
• prilagođavanja sistema u skladu sa izmenama važećih propisa i pratećih obrazaca
• stalna usavršavanja sistema prema specifičnim zahtevima korisnika sistema
• proširivanje funkcionalnosti sistema dodavanjem novih modula