Систем за управљање документима

Систем за управљање документима је скуп рачунарских програма који се користе за складиштење електронских докумената и скенираних папирних докумената, као и за праћење докумената кроз њихов животни циклус. Електротехнички факултет у Београду је реализатор пројекта "Систем за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво".

Имплементација система за управљање документима је базирана на водећој платформи отвореног кода за системе за управљање документима - Alfresco.

Систем је имплементиран као Веб апликација - "танки" клијент и омогућава једноставан приступ са било које локације, са било ког оперативног система. Подржава рад са свим типовима докумената и обухвата интегрисане технике заштите садржаја, као и аутоматизоване процедуре за прављење резервних копија података. Преведен је и локализован на српски језик, а прати га и комплетно корисничко упутство на српском језику, како за крајње кориснике система, тако и за администраторе система.

Функционалности система обухватају:

• Креирање предмета и докумената
• Унос докумената у електронском облику директно у систем или унос докумената скенирањем папирних докумената
• Категоризација докумената и предмета
• Верзионирање
• Закључавање/откључавање докумената
• Управљање обрисаним документима
• Претраживање докумената и по садржају и по атрибутима документа
• Управљање радним током докумената
• Праћење докумената и увид у њихово тренутно стање обраде
• Сарадња корисника помоћу имејла, форума, дискусија
• Конвертовање формата докумената - MS Office у ODF/PDF, PowerPoint у Flash
• Организовање корисника преко корисничких група и улога
• Евиденција извршених акција корисника
• Безбедност и заштита на нивоу документа
• Поуздана размена докумената
• Поверљивост докумената
• Контрола права приступа
• Процедура за прављење редовних резервних копија

Пројекат система за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво је обухватио:

• Снимање постојећег стања пословних процеса
• Пројектовање решења
• Имплементацију решења

Имплементација пројектованог решења је обухватила:

• Имплементацију ДМС система према пројектованом решењу
• Локализацију
• Инсталацију
• Обуку корисника
• Подршка корисницима у раду са ДМС системом
• Одржавање ДМС система

Прочитајте више о систему за управљање документима Алфреско на сајту Управе за дигиталну агенду.