LatinicaИнформациони систем ФИМЕС
ФИМЕС је информациони систем за кадровску евиденцију, обрачун зарада и хонорара, финансијско пословање, вођење књиговодства и материјалног пословања, евиденцију и вођење пројеката, вођење архиве докумената. Развијен је у Рачунском центру Електротехничког факултета Универзитета у Београду, коришћењем програмских алата најновије генерације.
Информациони систем ФИМЕС се користи у неколико академских и привредних организација и удружења: Универзитет у Београду (Ректорат и центри Универзитета), Универзитет у Бањој Луци, Универзитет у Новом Саду, Универзитет Сингидунум, НИД "Компанија Новости" А.Д., Електротехнички факултет у Београду, Факултет организационих наука, Медицински факултет (са клиникама и институтима), Фармацеутски факултет, Правни факултет, Филолошки факултет, Технолошко-металуршки факултет, Факултет за физичку хемију, Физички факултет, Природно-математички факултет Универзитета у Новом Саду, Филозофски факултет Универзитета у Новом Саду, Учитељски факултет на мађарском језику у Суботици,Факултет за физичку културу и менаџмент у спорту, Гимназија Сингидунум, НИД „Спорт” д.о.о., Радио „Новости” д.о.о., Агенција "Радио Новости Плус" д.о.о., Новости прес Бања Лука, Новости прес Подгорица, Авала д.о.о., Грађа д.о.о., Вождовац д.о.о., Иновациони центар ЕТФ д.о.о., Иновациони центар ФОН д.о.о., Синдикат Електротехничког факултета, Основна организација савеза синдиката ФОН-а, Основна организација савеза синдиката Фармацеутског факултета Београд, Конференција универзитета Србије (КОНУС), Студентска конференција универзитета Србије (СКОНУС), Удружење студената електротехнике Европе (EESTEC) - Локални комитет Београд, Фондација Проф др Бранислав Лазаревић, Фонд професора Мирка Милића.
Оно што га разликује од других апликација и система који покривају област финансијског и материјалног пословања је то што овај систем има додатне модуле, наменски развијене за потребе пословања високошколских и буџетских установа. ФИМЕС испуњава све додатне захтеве који су специфични за факултете, а који нису релевантни за пословање других институција или фирми.
Друга битна особина овог система је да обједињује све функционалности неопходне за успешно вођење поменутих сегмената пословања и дизајниран је тако да га користе различити корисници, са различитим овлашћењима, који припадају различитим службама, при чему је приступ подацима ограничен према овлашћењима корисника. Основни принцип приликом дизајна система је био тај да се сваки податак уноси само једном, на једном месту, а да га могу користити различити корисници, на различитим местима. На тај начин избегава се дуплирање послова, што вишеструко повећава ефикасност пословања и јасно се дефинише одговорност за унете податке.
Где год је то могуће, уграђена је контрола унетих података, што онемогућава унос неконзистентних података и смањује вероватноћу грешке приликом уноса. Сви подаци се смештају у јединствену базу података што омогућава ефикасно одржавање и поједностављује трајно складиштење података. Јединствена база података омогућава генерисање извештаја који обједињују различите податке као што су нпр. подаци о исплаћеним зарадама и подаци о исплаћеним ауторским хонорарима. Ова погодност је од великог значаја за генерисање сумарних извештаја које у одређеним тренуцима захтевају државни органи (Министарство финансија, Управа за Трезор, Пореска управа, Републички фонд за здравствено осигурање, Министарство просвете и науке итд.).
Поред унапред задатих и дефинисаних извештаја, лако се могу додатно дизајнирати и генерисати и новоуведени извештаји. Још једна одлика овог система је да се подаци никада не бришу, већ се само архивирају. На тај начин се чува целокупна историја и омогућава сагледавање и пресек стања како по текућем датуму, тако и по било којем датуму из прошлости (од датума почетка експлоатације ситема, па до данашњег датума). Такође, може се пратити историја промена одређених параметара, где год је то од значаја за пословање факултета.
Спецификација система
Да би се олакшао опис система, као и сагледавање функционалности које овај систем обезбеђује, систем је подељен на модуле.
Основни пакет за вођење поменутих евиденција и успешну подршку свим сегментима пословања, чине следећи модули:
- Државне класификације, финансијски и остали шифарници
- Организациона структура
- Евиденција запослених
- Евиденција избора у звања
- Радне листе (листе присутности на раду)
- Варијабилне листе (варијабилни део зараде)
- Обрачун и исплата зарада
- Остале исплате запосленима (регрес, топли оброк, накнада за превоз итд.)
- Евиденција уговорно ангажованог особља
- Евиденција волонтера
- Евиденција уговора преко омладинских задруга
- Обрачун и исплата ауторских хонорара, уговора о делу и других уговорених накнада
- Аутоматска израда годишњих збирних извештаја (М4 и ППП обрасци, појединачне потврде, завршни рачун)
- Израда и штампање налога за пренос (вирмана)
- Аутоматско преузимање извода и слање вирмана банкама
- Евиденција и аутоматско раскњижавање извода
- Евиденција и вођење пословних партнера
- Главна књига
- Књига примљених рачуна
- Књига издатих рачуна
- Обрачун и пријаве ПДВ
- Динарска благајна
- Евиденција и обрачун путних и других трошкова
- Девизно пословање
- Основна средства
- Ситан инвентар
- Магацин
- Потрошни материјал
- Евиденција и вођење комерцијалних, научноистраживачких, интерних и других пројеката
- Евиденција и вођење примљених донација и спонзорстава
Сигурност и аутоматизација обраде података
Поред свих наведених могућности, овај систем обезбеђује и следеће:
- ограничења у приступу подацима на основу овлашћења и функција корисника
- ограничења у приступу подацима на основу служби у којима су корисници распоређени
- систем омогућава рад великог броја корисника истовремено
- могућност истовременог рада више корисника на истим пословима
- јединствена база података
- синхронизација и допуњавање рада различитих служби
- висок степен аутоматизације, чиме се избегава дуплирање послова
- аутоматско штампање свих потребних образаца, потврда и пријава
- контрола унесених података, чиме се умањује вероватноћа грешке
- вероватноћа отказа је сведена на минимум
- рад са апликацијом је брз, велика је расположивост система, тачност и капацитет обраде
- приступ са било ког PC компатибилног рачунара (из сигурносних разлога приступ апликацији дозвољен је искључиво преко локалне заштићене мреже)
- серверски део може да се извршава било под Linux, било под Windows оперативним системом
- ово је систем који је активан 24 часа дневно, 7 дана у недељи.
Интеграција са информационим системом ФИС
Уколико се информациони систем ФИМЕС користи за потребе пословања факултета, у случају да је извршена и инсталација информационог система ФИС, у циљу потпуне аутоматизације и повезивања финансијских функција система ФИМЕС са подацима осталих служби факултета (на пример, Студентски одсек), системи ФИМЕС и ФИС су интегрисани и аутоматски успостављају међусобне везе на оним местима на којима је то битно, а које могу додатно убрзати рад служби факултета и елиминисати дуплирање послова и неке од потенцијалних извора људских грешака при “папирном” преносу и поновном уносу података. Типични примери оваквих веза су модул Кадровска евиденција подсистема ФИМЕС чији се подаци интензивно користе не само у остатку подсистема ФИМЕС, већ и у модулу Наставници система ФИС, као и аутоматизација процеса обрачуна варијабила у систему ФИМЕС, а на основу готових наставних планова, распореда часова и других података расположивих у систему ФИС.
Унапређења система ФИМЕС
Информациони систем ФИМЕС се непрекидно усавршава и прилагођава потребама корисника. Ово подразумева:
- унапређења система у складу са техничким и технолошким иновацијама
- прилагођавања система у складу са изменама важећих прописа и пратећих образаца
- стална усавршавања система према специфичним захтевима корисника система
- проширивање функционалности система додавањем нових модула
